又寫程式換酒錢
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關於會議記錄的記錄

Published: Updated: 2 min read

本來我們三人小部門，就有個每天早上開個快速 Daily Meeting 的習慣。只是開著開著我發現效益不是太高，除了本來就會開的 Jira Ticket 之外，討論後的結論都沒有被記錄下來，新的待辦事項大家也說會後會新增 Ticket，但你也知道，人性其實不太可靠。

與其大家一起忘記，不如找位助手幫忙記得。這篇就是記錄我怎麼一步步把錄音、校對、摘要、上傳做成一套 AI 流程的過程。

逐字稿 ＋ 摘要

一開始的想法其實也蠻簡單的，就是找一個能夠錄音並轉成逐字稿的服務。逐字稿最好可以標註不同的人名。那下載完逐字稿以後，直接請 AI 整理成摘要就好了。關於這個錄音服務的想法也是蠻單純的。請 AI 推薦幾個還活著、使用人數夠多、費用免費或低廉的服務。畢竟還在初期測試階段，變動可能還挺大，不想一開始就花太多錢。

測試了幾個服務，發現他們拿來做測試還蠻多限制的。有些是可以錄音但是不能轉成逐字稿，要轉成逐字稿就要付費。有的是錄音的時間有限制，有的是其他花俏的功能太多了。總之，後來看到瓦基介紹的 Meeting Ink，雖然免費版有 30 分鐘的錄音限制，但有提供每月 3 小時的使用額度，拿來做測試還算 OK。後來免費版額度用完了，也用了他們送的 Pro 序號，一個月用完以後，我也就直接每月付費訂閱到現在了。

至於摘要的部分也算簡單，因為我們的檔案習慣上都會放在 Confluence 上，所以我在 Confluence 上也做了一個模板，接下來就是請 AI 依照這個模板把逐字稿轉成摘要。模板包含了每個人發言時的重點，另外也有整理這一天新增的或待確認的事項，最後會幫我列出幾點這一次 daily meeting 的一些關鍵決策。確認摘要沒有問題，也讓 AI 直接上傳 Confluence。

日會流程

把摘要與上傳整理成 Skills 之後，整個流程就變成：

  1. 人工：開會錄音，結束後上傳等逐字稿
  2. 人工：檢查逐字稿，改錯字與人名居多
  3. AI（Skill）：讀取逐字稿產出摘要
  4. AI（Skill）：摘要確認沒問題後上傳 Confluence

週會流程

也製作了週會的流程，稍微複雜一點，直接用泳道圖來看人工與 AI 的分工：

週會流程泳道圖 人工 AI Skill 以模板建立週會記錄 彙整未完成待辦 上週週會＋本週日會 確認與修改待辦 待辦更新到週會記錄 會議當天 開會錄音 會中確認與更新待辦 找出新待辦與關鍵決策 從逐字稿 確認新增內容 更新週會記錄
週會流程：左邊是人工步驟，右邊交給 AI Skills，人只負責建立與確認。

試行了一兩週沒有什麼問題，也把流程文件化，包含 Skills 也都放到 Confluence 上，很美好。

老是改一樣的詞

對，感到美好的時候就會出問題了。不過這次問題不是 AI 爆炸，是我個人。

我發現我自己越來越難在當天把上面的流程做完，常常要等到隔天早上要開會前才趕快把前一天的記錄處理完。

好在別人的問題難處理，自己的問題就很好檢討了。回想一下可能的阻力，除了當天真的太忙外，有時候是真的記得要處理，但是自己選擇拖延了。

主要是逐字稿的校對實在是太煩人了。

大部分的詞都會重複出現然後重複錯誤，包含公司的人名，專案名，服務的名稱，一些專有名詞。一些大小寫也沒有特別規範，所以常常要微調這些字詞，久了也挺花時間的。

後來想到這個應該也可以請 AI 幫忙校稿，只是如果想要夠準確，必須提供一份名詞參考或是對照表。與 AI 討論了一陣子，訂下了第一個版本的結構：

.
├── glossary/    # 名詞表
├── rules/       # 跨 skill 共用的摘要規則
├── skills/      # 5 個 AI skill 的可執行規格備份
├── workflows/   # 人類流程說明
└── .gitignore   # 逐字稿、匯出檔、產出檔一律不進 Git

名詞表設計了四狀態生命週期：candidates（待確認）→ confirmed（已確認）/ aliases（別名與誤聽對照）→ deprecated（棄用）。摘要規則是跨 skill 共用的，包含摘要前讀名詞表、摘要中不發明名稱、摘要後產出「名詞確認」區塊。skills 則是日會摘要、日會上傳、週會待辦彙整、週會同步、通用頁面上傳這 5 個的可執行規格備份。

.gitignore 是隱私預設：raw 逐字稿、Confluence 匯出、產出檔一律不進 Git，避免內部會議內容或個資外流。對，直到這裡我才建了 Git 專案，之前都是直接用網頁版或是桌面版的 Codex。

利用之前的資料建立了名詞表，整理了替換的規則，也讓之前的 skills 有個地方可以保存了。

又改版了

結果大概經過不到一天的試用，又改版了。

這次的問題是名詞表雖然加了狀態，但是沒有實際用到，所以每次都是匯入初始的名詞表。有些會議記錄摘要出來有新的名詞錯誤，沒辦法自主更新。想了想流程，讓 AI 抓出怪異或是待確認的地方，但是不要直接更新，而是列在摘要裡面。我人工確認摘要的時候，順便看一下有沒有需要確認的名詞，在調整摘要的時候一起做確認，確認完再讓 AI 更新到名詞表裡。

你說誤聽的會這麼多嗎？其實一開始還真不少，大家的發音咬字不一定都很準確，加上純錄音沒有畫面輔助，所以很多詞辨識起來都怪怪的，如 UVT → UAT、SentOS → CentOS、人名誤聽（如英文名被聽成另一個英文名、中文名同音字）。後來經過一兩週後，該唸錯的字都有出現後，就漸漸好轉了。

小插曲

原本預計產出摘要檔雖然會放在專案裡，但是不會上 Git 版控，我只想以上傳 Confluence 的版本記錄當作單一事實來源，後續其他人想要修改應該以 Confluence 為主。所以當初有設計一個 outputs 資料夾也做了 gitignore 。但某天認真看下 commit 發現有三天的摘要被產出在根目錄然後跟著一起 commit 了…

想說 AI 這幾次居然跳脫規則，必須好好跟他說說。結果一查才發現，原來我不管是在 README.md、Skills 裡面，都沒有指定過生成位置。幻覺竟然是我自己！一開始能好好的在 outputs 輸出純粹是運氣好。後來好好的說明後，目前還沒有放錯的時候，不過現在 commit 前還是會不自覺稍微瞄一眼。

收尾

看起來流程跑著挺穩定，想說把文件整理起來，卻發現我不知道該放 Confluence 還是專案裡。只放專案怕後來的人可能很難知道有這個流程與工具，只放 Confluence 那專案不放說明又有點奇怪。

左思右想的結論（意思是跟兩個AI討論），是乾脆兩邊都放。 Confluence 上放給人看的流程與教學，然後指引到 Git 專案。專案裡面放的主要是給 AI 看的說明與 Skills。說是給 AI 看的，其實人也能看，不過規則更明確，細節更多罷了。只是我想不久的未來，應該就少有人類細讀文件，就先算他是 AI 專用吧。

額外一點感慨

讓 AI 加入去加速或改善流程，通常不會是一個大躍進，而是逐步修改的過程。不過當你對工具的能力邊界越來越熟悉，對於自己想要改善的點與想要的結果越清楚，這個逐步的過程就有機會越縮越短。上面那一堆操作的經過時間，從建立 Git Repo 開始，也不過就過了兩三週，後期有些調整甚至在同一天發生。

很難想像未來開發專案的樣貌，是 AI 讓開發時間降低到可以忽略，還是大家會拿魔法互轟反而進度更慢？現在的我沒有答案，因為我的 Usage Limit 還沒 Reset。

修改記錄

  • 2026-07-19：由 Claude 協助校對與編排調整。修正錯字（Conference → Confluence、桌面板 → 桌面版、帶確認 → 待確認、oupputs → outputs）、統一 Git／Confluence 等名詞大小寫與中英文之間的空格，補上瓦基介紹 Meeting Ink 的連結；另外調整了部分標題與句子、開頭加上點題句，並將專案結構改以樹狀圖呈現。
  • 2026-07-19：與 Claude 討論後，週會流程改以泳道圖（內嵌 SVG，會跟著網站深淺色模式切換）呈現，日會流程改為有編號、標註執行者的清單。